۵ فاز مدیریت پروژه شینوک

بر اساس PMI، مدیریت پروژه “به‌کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در طیف وسیعی از فعالیت‌ها به‌منظور دستیابی به الزامات یک پروژه” می‌باشد. پنج فاز برای مدیریت پروژه وجود دارد که اگر چرخه حیات را یک نگاه سطح بالا از پروژه در نظر بگیریم، فازها  نقشه راه برای رسیدن به آن هستند.

فاز ۱: آغاز پروژه

این فاز شروع پروژه است و هدف آن تعریف پروژه در سطح وسیع است. این فاز اغلب با یک مورد کاوی کسب‌وکار شروع می‌شود، زمانی که شما امکان‌سنجی یک پروژه را انجام می‌دهید. اگر مطالعات امکان‌سنجی، انجام پروژه را توجیه کرد، فاز آغازین، اولین قدم در تکمیل پروژه است.

ذی‌نفعان کلیدی پروژه تصمیم می‌گیرند که پروژه اجرا شود یا خیر. اگر آن‌ها چراغ سبز نشان دادند، شما نیاز دارید تا منشور پروژه و اسناد آغاز پروژه را تهیه کنید که اهداف و الزامات پروژه را مشخص می‌کنند. این اسناد ممکن است شامل نیازهای کسب‌وکار، ذی‌نفعان و مورد مشابه کسب‌وکاری باشد.

فاز۲: برنامه‌ریزی پروژه

این فاز کلید مدیریت موفق پروژه است و بر توسعه نقشه راهی متمرکز است که همه از آن تبعیت خواهند کرد. این فاز معمولاً با تنظیم اهداف شروع می‌شود. دو روش محبوب برای تنظیم اهداف روش SMART و CLEAR هستند.

روش SMART

مشخص (Specific): تعیین اهداف مشخص با پاسخ دادن به سؤال‌های؛ چه کسی؟ چگونه؟ کجا؟ کِی؟ کدام؟ و چرا؟

قابل‌اندازه‌گیری (Measurable): ساخت معیارهایی برای اندازه‌گیری میزان موفقیت اهداف

قابل‌دستیابی (Attainable): شناسایی مهم‌ترین اهداف و نحوه دستیابی به آن‌ها

روش CLEAR

یک روش جدیدتر است که محیط سریعاً در حال تغییر کسب‌وکارهای امروزی را نیز در نظر می‌گیرد.

همکاری (Collaborative): هدف باید کارکنان را تشویق به همکاری کند

محدود (Limited): اهداف باید در محدوده و زمان طوری تعریف شوند که قابل مدیریت کردن باشند

فاز۳: اجرای پروژه

این فازی است که در آن تحویل دادنی‌ها آماده و تکمیل می‌شوند. فاز سوم اغلب به‌عنوان بدنه پروژه تلقی می‌شود، زیرا در طول آن اتفاقات زیادی می‌افتد؛ مانند گزارش وضعیت و جلسات، به‌روزرسانی‌های توسعه داده‌شده و گزارش عملکرد. جلسه شروع (Kick-Off) معمولاً فاز آغاز اجرای پروژه را مشخص می‌کند زمانی که اعضای گروه مسئولیت‌های خود را در اجرا به عهده‌ می‌گیرند.

کارهایی که در طول فاز اجرا انجام می‌شود شامل:

فاز ۴: کنترل و پایش پروژه

این فاز به‌طور کامل درباره اندازه‌گیری پیشرفت و عملکرد پروژه برای اطمینان از این است که هر چیزی که اتفاق می‌افتد در راستای برنامه مدیریت پروژه قرار دارد. مدیران پروژه از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) برای محاسبه در مسیر بودن پروژه استفاده می‌کنند. یک مدیر پروژه عموماً ۲ تا ۵ شاخص را برای اندازه‌گیری عملکرد استفاده می‌کند مانند:

تحویل دادنی‌ها: تعیین می‌کند که آیا تحویل دادنی‌های مربوط به وظیفه خاصی برآورده شده‌اند یا خیر.
عملکرد پروژه: این نوع شاخص‌ها پایش تغییرات در پروژه را بر عهده‌دارند. مقدار نوع مسائلی که به وجود می‌آیند را در نظر می‌گیرد و چگونگی به‌سرعت مشخص کردن آن‌ها را آدرس‌دهی می‌کند که می‌تواند از موانع پیش‌بینی‌نشده و تغییرات محدوده جلوگیری کند.

فاز ۵: بستن پروژه

این مرحله نشان می‌دهد که پروژه تکمیل‌شده است. پیمان‌کاران استخدام‌شده برای پروژه در این فاز کارشان خاتمه می‌یابد. اعضای ارزشمند گروه مشخص می‌شوند. برخی از مدیران در فاز اقداماتی برای تشکر و قدردانی تلاش‌های افرادی خاص در پروژه انجام می‌دهند.  زمانی که یک پروژه به اتمام می‌رسد مدیر پروژه اغلب جلسه‌ای برگزار می‌کند –کاهی به‌عنوان گزارش اختتام پروژه- برای ارزیابی موفقیت‌ها و شکست‌های پروژه. این اقدام بسیار مفید است بخصوص برای درس آموخته‌ها که می‌توانند موجب بهبود در پروژه‌های آتی شوند.

مطالب مرتبط